엑셀 견적서를 잘만드는 방법

견적은 어떤 프로젝트를 실행하는데 발생하는 비용 등을 예상하여 계산하는 것이라고 이해를 하면 됩니다. (영어로는 estimate sheet 입니다.) 하지만, 견적서는 작성이 간단하지만 실수 또한 빈번합니다. 결국은 이런 실수를 최소화 할려면 저는 엑셀로 견적를 만드는 방법을 추천 드립니다. 이 포스팅은 엑셀 강좌는 아닙니다. 엑셀로 만든다고 해도 완벽하다고 보장할 수는 없습니다. 이는 간단 수식이라도 몇번을 꼼꼼하게 봐두고 맞는 값을 도출한다면 그 다음 부터는 그 엑셀 양식을 그대로 사용하면 실수를 최소화 할 수 있음으로 추천 드리는 것입니다.

 

그렇다면 이 엑셀로 견적서를 잘만드는 방법은 무엇이 있을까요? 머 견적서가 별거있나요? 그냥 만들면 되죠..라고 생각할 수 있습니다. 맞습니다. 만드는 건 어렵지 않습니다. 하지만 문제는 실수를 하면 안된다는 점과 견적을 받아보는자의 입장, 즉 비용을 지출할 상대가 이를 보고도 이해를 못하면 이것 하나 때문에 큰 성과를 거둘 수 있는 기회를 놓친다는 것이 문제

이지요..쉬워 보이지만, 집중이 필요한 작업임에는 분명합니다.

 

 

 

그렇다고 사업주가 모든 것을 다 검토한다? 참 어려운 일이죠..믿고 맡길 수 있는 누군가가 필요하고, 그 담당자의 교육이 상당히 필요할 겁니다. 몇 가지 저의 실 경험으로 바탕으로 엑셀 견적서를 잘만드법이라고 생각하는 방법을 소개해 드립니다.

 

 

업종별로 다양한 방식이 존재함으로 공통적인 부분만 한번 집어 보겠습니다.

 

1. 견적을 받아보는 사람이 쉽게 이해할 수 있게 만들어야 합니다.

 

이를 위해서는 비용항목의 구분이 잘 그룹핑되어 누가 봐도 쉽게 이해할 수있게 양식 초안을 만들어야 합니다.

 

2. 항목이 잘 정해지면 항목에 따른 변수 (인원수, 건수, 단가, 가격 등)의 명명을

명확히 한다.

 

즉 필드 항목을 혼란을 야기하지 않게 제대로 명명하는 것이 중요합니다. 예를 한번 들어 보겠습니다. 건수로 표기되어야 할 것을 인원수로 명명 한다면 상대는 정말 이해하기 힘듭니다. 쉽게 더 예로 설명하면 건당 20만원 드는데 항목을 인원수로 하여 1명 쓰는데 20만원 든다고 견적 받은자가 해석하면 이것은 정말 커뮤니케이션에 큰 실수를 하는 것입니다. 20만원만 주면 몇 건이고 해주겠다는 것으로 오해 받을 수도 있고 아니면 반대로 사람 추가 투입할 때마다 20만원을 달라는 것으로 오해할 수도 있습니다. 어쨌건 유리한 상황으로 해석되더라도 최종 확정시 실수라고 얘기하면 상대의 실망감은 상당합니다. 정말 주의해야 할 것이 변수 필드 항목에 대한 명명을 몇 번이고 살펴봐야 합니다.

 

 

 

3. 수식과 값의 정확성을 최대한 높여야 합니다.

 

엑셀의 수식이야 제대로 정하면 틀릴일은 없지만, 개념상 수식이 맞는지는 몇 번이고 확인이 필요합니다. 그리고 값은 소수점 자리까지 육안으로 볼 수 있게 설정해 주어야 신뢰도를 줄 수 있습니다.

 

 

3. 견적의 산출 근거를 논리적으로 정리하여 주석을 달 것

 

이 부분 정말 중요합니다. 주석을 제대로 달지 않고 말로만 한다고 견적 받는자가 인식한다면 이거야 말로 경쟁에서 뒤지기 딱 좋습니다. 예를 들어 몇 명이 투입되고 투입시간이 어떻게 되고, 이로 인해 표준단가를 정하면 얼마이다. 라고 구체적이고 명확해야 합니다. 이는 마치 작은 사업계획의 비용 산출을 하는 것처럼 작성하여야 합니다. 견적은 자신이 얼마나 투명하고 신뢰를 주는 자라는 표현이라고 중요하게 생각해야 합니다.

 

4. 반드시 사본을 준비하고 자신의 서명과 견적 요청자의 서명을 확보하여 법적

효력을 갖추는 것을 추천 드립니다.

 

물론, 이 경우 을의 입장에서 요청자의 서명을 확보하기란 쉽지는 않다는 점 입니다. 만약 요청자의 서명을 받기가 어렵다면 자신의 서명을 반드시 필하고 사본을 보관하고, 요청자에게 이메일 등을 보내어 히스토리를 확보를 추천 드립니다.

 

저는 이렇게 간단한 4가지 방법을 소개해 드리는 이유는 이것을 못지켜서 많은 혼란과 회사의 손해를 끼친 적이 있어서 나름 느낀 점을 포스팅한 것입니다.

 

 

 

엑셀 견적서 양식은 검색하면 많이 받을 수 있습니다. 구지 양식은 첨부드리지 않겠습니다. 업종에 맞는 양식을 구하셔서 위 4가지 사항을 꼼꼼히 점검하여 제대로된 견적서를 작성하여 차질 없는 프로젝트 거래를 득하시기를 바랍니다.

 

도움이 되었으면 합니다. 감사합니다.